Pět tipů, jak na fakultě úspěšně uspořádat veřejnou událost

Chystáte se pořádat akci, na kterou byste rádi pozvali širší fakultní, nebo dokonce mimofakultní veřejnost? Přečtěte si pět tipů níže a zjistěte, na co nezapomenout a co jak zařídit, aby byla akce co nejvíce úspěšná.

4. 3. 2024

1. Zvolte strategicky datum a čas konání

Aby se vaše událost nekryla s jinou velkou událostí, doporučujeme prověřit kalendář velkých fakultních akcí, případně i kalendář akcí na webu fakulty. Zvažte také časové možnosti vaší primární cílové skupiny (např. aby studující neměli jinou výuku nebo nebyli mimo Brno, aby pracující měli již volno atp.). Zároveň zvažujte také dostupnost místa konání (viz následující bod).

POZOR! Kalendář velkých akcí zobrazuje pouze události na rok dopředu. Plánujete-li akci v delším časovém horizontu, můžete prověřit situaci na e-mailu propagace@phil.muni.cz.

2. Včas si rezervujte prostory a informujte o akci vedení fakulty

Chystáte-li se požadovat rezervaci učeben, ověřte předem jejich dostupnost pomocí aplikace v ISu. K vyhledání vhodných prostor dle vašich představ můžete také využít Katalog učeben. Následně vyplňte formulář, kterým o rezervaci požádáte a zároveň o svém záměru informujete vedení fakulty. Veškeré mimovýukové akce formálně podléhají schválení tajemníkem fakulty.

TIP 1: Pro mimořádné akce je v rozvrhu vyhrazeno v rozvrhu několik volných „oken“. Zkuste je tedy přednostně využít:

pondělí a středa od 14:00 hod. – učebna C33 (aula)
čtvrtek a pátek celý den – učebna D51

TIP 2: Pro specifické akce může být vhodné využít Týmovou pracovnu, Čítárnu, Zasedací místnost děkanátu nebo také foyer v budově B2.

3. Nepodceňte propagaci

Akci doporučujeme uvést do kalendáře akcí na fakultním webu, zvážit můžete také upoutávku na LCD panelech. Studujícím vybraných předmětů nebo studijních programů či zaměstnancům vybraných pracovišť je možné poslat pozvánku hromadným e-mailem v ISu. Událost lze zařadit také do fakultního newsletteru. Pro významnější akce, které by se mohly stát potenciálním zájmem médií, je možné ve spolupráci s Oddělením vnějších vztahů FF MU a Tiskovým odborem RMU rozeslat tiskovou zprávu. A nezapomeňte na sociální sítě: ať už vašeho pracoviště nebo celofakultní. S těmi opět pomůže Oddělení vnějších vztahů – pište na propagace@phil.muni.cz.

TIP: Vždy se důkladně zamyslete nad cílovou skupinou své akce, abyste zejména při rozesílání hromadných e-mailů oslovovali skutečné zájemce a nezahlcovali poštu těm, kterých se akce netýká.

4. Pomozte návštěvníkům být ve správný čas na správném místě

Zvláště pokud na událost zvete účastníky mimo fakultu, je vhodné místo konání označit směrovkami. Pro ty ovšem vždy používejte stojany, které zapůjčuje ústřední knihovna, ať si neničíme zdi a dveře naší krásné fakulty.

TIP: Stojany z Ústřední knihovny FF MU jsou k dispozici v různých velikostech, tudíž je možné je využít nejen pro směrovky, ale také např. pro vystavení posterů či výstavních panelů. V Ústřední knihovně si můžete zapůjčit i nádobí nebo zakoupit fakultní propagační předměty. K dispozici je také fakultní stan.

5. Nezapomeňte na fotodokumentaci

Aby se na vaši událost v budoucnu nezapomnělo, doporučujeme pořídit na místě několik archivních snímků do fakultní Digitální kolekce fotografií (vložení zajistí Oddělení vnějších vztahů). Pro významné akce je možné využít služeb fakultních fotografek. V případě zájmu se obracejte na e-mail propagace@phil.muni.cz.